Семинар

 "Актуальные вопросы ведения кадрового делопроизводства в  образовательных учреждениях"

(изучаем кадровое законодательство Российской Федерации)

Тема 2

Личное дело работника

Личная карточка Т-2. Как  заполнить и хранить

 

Личная карточка — это документ, который содержит  краткие персональные данные сотрудника и информацию о его профессиональной деятельности. 

Основное назначение личных карточек — полный учет персонала. Сотрудник отдела кадров вносит в документ информацию о новом работнике и добавляет в карту сведения, пока тот числится в штате учреждения. В свою очередь, сотрудник после ознакомления с записями расписывается в личной карточке. 

Личная карточка помогает оперативно получить необходимые сведения о сотруднике, если копии его документов были уничтожены.

Характер сведений в личной карточке строго определен. В ней должна быть представлена следующая информация о сотруднике:  Персональные данные: фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы (на момент зачисления в штат), состав семьи, адрес регистрации и проживания. Информация о событиях, связанных с профессиональной деятельностью сотрудника в учреждении: заключение трудового договора, перевод на другую должность или работу, повышение квалификации, аттестация, переподготовка, предоставление отпусков, льготы и расторжение трудового соглашения. 

Бланк Личной карточки (Т-2)

Заполнять личную карточку нужно по строгим правилам. Всего в карточке 11 разделов. Рассмотрим, как заполнять каждый из них.  «Шапка» документа карточки Т-2 Заполните графы код ОКУД и ОКПО. ОКУД — код самой карточки, а ОКПО — код учреждения — его можно узнать в бухгалтерии. Впишите полное название учреждения: сокращения не допускаются. Поставьте дату создания карточки в формате ДД.ММ.ГГГГ (например,  20.08.2020). Заполните следующие графы: Табельный номер — порядковый номер, присвоенный сотруднику в учреждении. ИНН можно не заполнять. Если сотрудник не предоставил ИНН, оставьте графу пустой. СНИЛС — страховой номер укажите обязательно.  «Алфавит» — введите начальную букву фамилии сотрудника. Характер работы может быть постоянным или временным Вид работы — основная или по совместительству. Пол укажите либо словом целиком, либо буквой (М или Ж). 

Раздел 1 личной карточки. Общие сведения.

 При заполнении этого раздела используйте данные паспорта, документов об образовании и сведения, предоставленные самим работником — владение иностранным языком, ближайшие родственники. Обратите внимание на следующие нюансы: В дате рождения месяц укажите словом, например, 30 марта 1974, а в поле «Код» продублируйте дату в формате ДД.ММ.ГГ (30.03.1974). Запись о месте рождения не должна быть длиннее 100 знаков. Можно использовать сокращения (гор., пос., обл.), слова «село», «аул», «кишлак» пишите целиком. Если сотрудник имеет двойное гражданство, укажите название страны, гражданином которой он является. Название учебного учреждения можно сократить без ущерба для смысла. Стаж рассчитывайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов: трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.  ФИО ближайших родственников укажите полностью. Если адрес регистрации и фактического проживания совпадают, то вторую графу оставьте пустой. 

 Сведения о воинском учете в карточке Т-2 С 2022 года этот раздел не заполняется. Теперь сведения о воинском учёте отображают в карточке по форме №10.

Раздел 3. Прием на работу и переводы на другую работу

Раздел заполняется по данным приказов руководителя о приеме и переводе сотрудника на другую работу. Первой вносится запись о приеме на работу. Все записи из этого раздела нужно продублировать в трудовой книжке. Сотрудник заверяет подписью каждую запись 

 Раздел 4. Аттестация Этот раздел заполняйте только в том случае, если в вашей организации проводится аттестация сотрудников. Укажите дату аттестации, решение комиссии, например «Соответствует занимаемой должности», номер протокола, его дату и номер приказа, на основании которого проводилась аттестация.   

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка Разделы заполняйте на основании документов, которые подтверждают повышение квалификации и переподготовку сотрудника. 

Раздел 7. Награды (поощрения), почетные звания Впишите в этот раздел все виды поощрений от организации по приказам и наград по наградным документам. Укажите наименование награды или поощрения, название наградного документа, его номер и дату. Этот раздел дублирует сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника.  Раздел «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки.

Раздел 8 личной карточки. Отпуск.

В этом разделе укажите все виды отпусков: ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком и т.д. Используйте данные приказов по отпускам. Укажите вид отпуска, период работы за который он предоставлен, количество дней, даты начала и окончания. Если сотрудник работает давно в компании, то раздел может переполниться. В этом случае заведите «Дополнение к личной карточке работника», продублируйте шапку документа и табличную часть недостающего раздела. 

 Раздел 9. Социальные льготы.

Этот раздел заполняется в том случае, если сотрудник предоставил документы, по которым он имеет право на льготы, например, справку об инвалидности. 

Раздел 10. Дополнительные данные.

В этот раздел внесите информацию, которая не вошла в другие разделы. Например, сведения о наличии загранпаспорта, информацию о прохождении курсов. 

Раздел 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения) Пока сотрудник работает в организации, этот раздел не заполняйте. После прекращения трудовых отношений заполните основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК. Укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Заполненный образец Личной карточки Т-2

 Ошибки в заполнении личной карточки работника по форме Т-2 Наиболее распространенные ошибки при заполнении документа:  Использование спецсимволов. В форме Т-2 нельзя использовать косую черту (/), знак равенства (=), двоеточие (:) и другие спецсимволы. Прочерки. В личной карточке не допускаются прочерки. Если нет информации для заполнения графы, оставьте ее пустой. Заполнение формы на компьютере. Шапку формы и первые два раздела можно заполнить на компьютере. Записи в остальных разделах делают от руки. Сотрудник должен заверить эти записи своей подписью. 

Как исправить и изменить записи в личной карточке

  Если вы ошиблись, когда заполняли новую личную карточку и еще не заверили записи в ней у сотрудника, то оформите новую карточку.  Ошибку, обнаруженную через некоторое время после заполнения, исправьте следующим образом. Зачеркните одной чертой неверную запись. Над ней или рядом сделайте правильную и напишите: «Исправлено». Поставьте дату исправления. Укажите свою фамилию и инициалы, распишитесь и попросите расписаться сотрудника.  

Личные карточки содержат персональные данные сотрудников, поэтому исключите свободный доступ персонала к этим документам.  Храните карточки 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены после 1 января 2003 года. Личные карточки, которые завели на госслужбе, не являющейся государственной гражданской службой, храните 75 лет независимо от даты создания.