Семинар

 "Актуальные вопросы ведения кадрового делопроизводства в  образовательных учреждениях"

(изучаем кадровое законодательство Российской Федерации)

Тема 2 (продолжение)

Оформление личного дела работника

             Личные дела ведутся на всех сотрудников. Если сотрудник работает в организации сразу на нескольких должностях (внутреннее совместительство), то личное дело следует завести на каждую должность. На сотрудника, которого уволили, а потом вновь приняли на работу, заводят новое личное дело. Датой начала дела считается дата приема на работу. Если в личном деле есть копии документов, содержащие фотографию сотрудника, то с ним нужно оформить соглашение на обработку персональных данных.

            Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Первое, что нужно сделать для формирования личного дела — завести папку-скоросшиватель и оформить титульный лист. На нем укажите название организации и название отдела (если он есть), где будет трудиться новый специалист. Не забудьте указать номер личного дела (регистрация проходит в отдельной Книге регистрации личных дел работников учреждения) и номер тома (если он есть). Заголовком личного дела станет фамилия, имя и отчество сотрудника.

Бланк обложки личного дела сотрудника:

 По центру укажите дату начала личного дела. Формат даты следующий: сначала арабскими цифрами — число, потом словом — название месяца и цифрами — год. Например, 12 февраля 2021 года. Дату окончания дела оставьте пустой. Пустой оставьте и графу о количестве листов дела. Все эти данные внесете позднее, перед сдачей дела в архив после увольнения сотрудника. Внизу слева предусмотрите графу о номере фонда, описи и дела. Эту графу заполнит сотрудник, который будет передавать дело в архив. Обратите внимание! Все документы личного дела помещайте в папку скоросшиватель, а листы нумеруйте. Используйте нарастающую нумерацию арабским цифрами. По стандарту делопроизводства номера листов ставят в верхнем правом углу. Отдельно нумеруется внутренняя опись дела, о которой мы расскажем далее. Нумеровать листы можно только графитным карандашом или специальным нумератором. Не используйте чернила или цветные карандаши.

Бланк титульного листа личного дела

Как составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов личного дела начните составлять сразу, как сформируете папку, то есть в день приема сотрудника на работу. В ней приведите порядковые номера документов, их индексы, названия и номера листов дела, которые они занимают. Все документы личного дела располагайте в хронологическом порядке. Следовательно, первым будут документы о приеме сотрудника на работу: заявление, копия приказа, трудовой договор. По мере поступления документов вносите их во внутреннюю опись. Если личное дело прошили без внутренней описи, подклейте ее к внутренней лицевой стороне обложки. Сотрудник, который сдает личное дело в архив, делает на внутренней описи итоговую запись. В ней указывается количество документов в личном деле и количество листов, которые занимает сама опись. Когда дело будет завершено после увольнения сотрудника, внутреннюю опись должен подписать ответственный за ведение пакета документов.

 Внутрення опись личного дела работника

Как завершить личное дело работника

После увольнения сотрудника личное дело завершают и передают в архив. Перед этим со всех документов нужно снять скрепки, а сами документы — подшить на четыре прокола в твердую обложку и переплести. Следите за тем, чтобы после этого текст документов и их реквизиты хорошо читались. В начало личного дела подшейте внутреннюю опись документов, а в конец — лист-заверитель дела. Следите, чтобы на обложке личного дела стояла дата, когда оно было завершено. Не забудьте указать количество листов в папке. Считать нужно все листы, в том числе внутреннюю опись и лист-заверитель. На обложке дела укажите срок его хранения.

 Бланк листа-заверителя

Какие документы включаются в состав личного дела работника

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела: 

 

• Документация при трудоустройстве.

1.    Паспорт (копия)

2.    Справка о присвоенном ИНН (копия)

3.    СНИЛС (копия)

4.    Копии документов об образовании

5.    Копии выписок из протоколов аттестации (аттестационные листы) (для педработников)

6.    Удостоверения о повышении квалификации (копия)

7.    Документы воинского учета (для военнообязанных) (копии)

8.    Копия трудовой книжки

9.    Копии свидетельств о заключении (расторжении бака), изменении фамилии (имени).

10.Согласие на обработку персональных данных (оригинал)

 Бланк согласия на обработку персональных данных.

11. Личный листок по учету кадров (оригинал) 

Бланк личного листка по учету кадров.     

Личный листок по учету кадров заполненный

12. Автобиография (не является обязательным документом)

13.Заявление о приеме на работу (оригинал)

14.Приказ о приеме на работу (оригинал)

15.Трудовой договор (оригинал)

 ·        Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы.

1.    Дополнительные соглашения к трудовому договору (оригиналы)

2.    Сведения о повышении квалификации (копии)

3.    Приказы о переводе.

• Документы при увольнении.

1.    Заявление об увольнении,

2.     Приказ об увольнении (или свидетельство о смерти сотрудника).